Démarches administratives (création d’une micro-crèche)

Comment ouvrir une micro-crèche ? – L’équipe encadrante : qualifications, expériences et missions

La micro-crèche a de particulier sa taille mais également les professionnelles qui peuvent y travailler. En crèche il y a des professionnels « fraîchement diplômés », en micro-crèche le recrutement de ces profils n’est pas envisageable. Nous allons faire le tour des critères pour le recrutement de votre future équipe. Sachez que c’est à vous de vérifier que vos salariés répondent aux exigences de diplôme et d’expérience du décret. Il ne faut donc pas hésiter à demander les photocopies des justificatifs bien entendu, mais également à appeler les anciens employeurs pour s’assurer des périodes effectivement travaillées (avec l’autorisation du candidat obligatoirement). Prenons l’exemple d’une professionnelle titulaire d’un CAP petite enfance, elle peut tout à fait vous apporter un certificat de travail qui notifie qu’elle y a été employée de Novembre 2012 à Décembre 2015. Donc elle possède bien deux ans d’expérience, mais si elle a été en congé maternité puis parental sur une durée totale de deux ans… Il ne lui reste plus qu’une année d’expérience « réelle ».

Le gestionnaire

Vous l’avez lu dans mes précédents articles, il n’y a aucune obligation à ce qu’il soit diplômé de la petite enfance ou en est une quelconque expérience. À noter tout de même que s’il est étranger à cet univers, il devra s’entourer d’un « référent technique ». Dans certains cas l’embauche d’un référent technique vous sera imposé même si vous êtes diplômé de la petite enfance, et peu importe votre diplôme. Selon les PMI dont vous dépendez, sans diplôme, vous pourrez exceptionnellement participer à l’accueil des enfants mais sans compter dans le taux d’encadrement (donc en renfort, et en aucun cas à la place d’un salarié diplômé). Parfois les règles sont plus strictes et vous n’avez aucunement le droit de vous occuper des enfants que vous accueillez. Enfin, dans d’autres cas vous y êtes autorisés pour pallier un cas d’urgence, par exemple un professionnel malade pour qui vous n’avez pas de remplaçant.

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Comment ouvrir une micro-crèche ? – Comprendre les budgets

Vous allez vite vous en rendre compte lors des démarches d’ouverture de votre future micro, il y a un sujet qui revient très souvent et qui vous pose aussi sûrement pas mal de questions, il s’agit des budgets ! Et oui, parce que même si votre projet repose sur des valeurs comme offrir aux enfants un lieu d’accueil épanouissant, être à l’écoute des demandes des parents et respecter leurs choix éducatifs ou encore enfin trouver un lieu de travail qui soit en lien avec vos valeurs professionnelles… Soyons honnêtes, nous parlons de votre futur travail, donc il va bien falloir aborder la question du financier (à moins que vous acceptiez d’être bénévole mais dans ce cas rejoindre une association sera bien plus facile pour vous !).

Donc les budgets c’est la grosse question sur laquelle vous ne pouvez pas faire l’impasse, car ils vont vous permettre par exemple de fixer votre tarif horaire, mais également de savoir combien vous allez pouvoir payer vos salariés (utile quand la question se pose en entretien de recrutement !) mais aussi de combien vous allez avoir besoin pour concrétiser votre rêve ? Et combien de rentrée d’argent minimale nécessitera votre crèche chaque mois ! La banque vous demandera un budget très détaillé afin de savoir si elle a envie de prendre le risque de vous accompagner dans l’aventure ou non.

Il faut différencier deux types de budget. Tout d’abord le budget d’investissement, c’est celui dont vous aurez besoin pour ouvrir. Il est composé de tous les achats qui sont indispensables à l’ouverture de votre micro donc le matériel de puériculture, les meubles, l’électroménager, peut-être que votre location demande un « pas de porte ». Vous pouvez en trouver des modèles sur internet. Sans ce sésame, pas de financement, et de toute façon c’est une pièce indispensable pour votre dossier de demande d’agrément car la CAF a également besoin de ce document pour estimer vos droits à la subvention à l’investissement, un coup de pouce dont il serait dommage de se priver. Mais sachez également que si cette aide vous est octroyée, elle le sera en remboursement des dépenses que vous avez déjà effectuées, donc il faudra tout de même avancer les fonds. Vous pouvez faire appel à une connaissance qui est calé en comptabilité pour le réaliser, ou bien vous aider avec des tutos et des trames que vous trouverez sur internet si vous êtes à l’aise. Encore une fois, inutile de prendre le modèle d’un autre porteur de projet, cela ne ferait pas sens du tout et ne serait pas cohérent. Peut-être qu’ils fournissent le linge de lit alors que vous souhaiterez que les parents le fournissent. Peut-être qu’ils fourniront le goûter alors que vous non. Tout est si détaillé dans ce budget comme par exemple la partie des travaux, que vous ne pouvez vraiment pas le réaliser approximativement, sous peine qu’il soit jugé « amateur » auprès des banques et qu’elles ne vous suivent pas. Elles ont besoin d’être sûres que non seulement votre micro rentrera assez d’argent pour rembourser le crédit et payer les charges, mais sachez que c’est aussi votre personne qui est jugée lors de ces rendez-vous. Le conseiller que vous avez en face de vous (ce sont souvent les directeurs d’agence qui s’occupe de ce genre de dossier d’ailleurs) va essayer de savoir si oui ou non vous ferez un bon chef d’entreprise, si oui ou non vous êtes sérieux et vous serez en mesure de réaliser avec professionnalisme toutes les tâches à hautes responsabilités qui vous incomberont. Que vous soyez l’assistante maternelle de l’année ou le boulanger du village d’à côté, à vrai dire ce n’est pas le plus important pour lui. Donc, donnez-lui des documents fiables, précis, qui ont été rédigés avec l’appui de personnes professionnels dans ce domaine, autrement votre image de sérieux s’envolera aussi vite que votre accord de prêt !

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Comment ouvrir une micro-crèche ? – Les partenaires

Pour vivre, et surtout être vivante, une micro-crèche a besoin de partenaires. Seule, elle n’existe pas ! Alors il y a les partenaires auxquels on pense immédiatement : les parents, les enfants ou les professionnels par exemple. Mais il y a aussi des partenaires plus « invisibles » qui sont pourtant indispensables.

Tout d’abord, si vous avez lu d’autres articles sur l’ouverture d’une micro-crèche, vous devez très bien connaître maintenant la PMI, Protection Maternelle et Infantile. C’est un service du Conseil Général qui s’occupe notamment de l’agrément et de la supervision des établissements d’accueil du jeune enfant. C’est au Conseil Général et plus particulièrement à son président que vous devrez adresser votre demande d’agrément lorsque votre dossier sera complet et que vous serez prêt à démarrer votre seconde aventure : l’ouverture !! (Oui, le projet d’ouverture est vraiment la première aventure mais l’ouverture en elle-même en est une vraie également !). Vous allez avoir plusieurs rendez-vous avec votre médecin de PMI. Il sera votre référent concernant le projet, l’ouverture et le fonctionnement de votre crèche. Votre médecin référent vous est désigné selon la commune ou le secteur d’implantation de votre micro-crèche. Il va être avec vous durant les démarches pour l’ouverture jusqu’à l’agrément. En effet, même si la décision d’agrément revient au président du Conseil Général, cette décision sera prise en fonction des éléments que votre médecin référent sera en mesure de lui transmettre. Vous aurez tout d’abord la première rencontre pour présenter votre projet, ensuite vous allez sûrement relire ensemble votre projet éducatif et pédagogique et votre règlement de fonctionnement. Faites confiance à son expérience, elle visite régulièrement des dizaines de structures différentes, mais concernant vos valeurs elles doivent être vôtres ! Vous pouvez également convier votre médecin à la visite du local que vous convoitez, avant de vous engager (ou lui présenter vos plans et photos si vous partez sur une construction ou si vos disponibilités mutuelles ne sont pas compatibles). C’est très important de l’associer à la décision de votre local, car en visitant elle pourrait relever des points que vous n’avez pas vu et qui seront rédhibitoires et réduiront à néant vos espoirs (sur ce local uniquement bien sûr !). Avant de lui proposer une visite, assurez-vous de la viabilité de votre projet auprès de l’agence immobilière ou du propriétaire, son temps est précieux et elle ne pourra vous accompagner sur chaque visite que vous faites ! Lorsque vous aurez jeté votre dévolu sur le local de vos rêves, vous allez certainement devoir faire des travaux ou petits aménagements pour que vous passiez d’un « local » à « votre crèche », votre médecin référent prévoira donc une visite pour valider les locaux et donner ses dernières préconisations avant que vous ne déposiez votre dossier de demande d’agrément complet. Une fois l’agrément obtenu, votre médecin référent sera également présent pour vous donner les indications d’aménagement, de sécurité afin que l’ouverture et l’accueil des premiers enfants soient prévus dans les meilleures conditions possibles. Enfin, chaque année au minimum, elle fera une visite afin de constater que la crèche répond à toutes les normes d’hygiène et de sécurité que l’on est en droit d’attendre d’un lieu qui accueille des tout-petits. Son rôle est également de vérifier que la règlementation est bien respectée notamment concernant le recrutement et les exigences de diplôme et de formation des professionnels, le nombre d’enfant accueillis en respect avec le taux d’encadrement légal et votre agrément. C’est également vers elle que vous devrez vous tourner si vous avez des demandes particulières concernant de grandes modifications de fonctionnement, de projet pédagogique, d’aménagement…

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Comment ouvrir une micro-crèche ? – Le règlement de fonctionnement

Le règlement de fonctionnement

Le règlement de fonctionnement (ancien règlement d’établissement) est obligatoire dans toute structure d’accueil. Il regroupe les règles et le fonctionnement de votre micro-crèche. Il fait partie des pièces à fournir lors de la demande d’agrément, mais il sera également transmis aux familles qui inscrivent leur enfant et qui doivent obligatoirement l’accepter et le signer avant l’accueil de leur enfant. Il est donc très important qu’il soit clair et le plus exhaustif possible. Je ne peux que vous conseiller d’en faire la lecture lors du rendez-vous d’inscription afin de répondre aux interrogations des familles et de s’assurer qu’ils l’ont lu et compris. Cela va vous prendre du temps mais en contrepartie c’est une sécurité qui vous évite de nombreux quiproquos durant toute la durée de l’accueil de l’enfant (et 3 ans avec des quiproquos incessants, ça peut vite être fatiguant !)

Il doit en premier lieu préciser le nom de la crèche, son adresse, les noms et qualifications des personnes responsables de la micro-crèche, et l’âge des enfants accueillis. Il précise les jours et heures d’ouverture de votre micro, les jours de fermeture annuelle (jours fériés, congés, journée de réunion…). N’oubliez pas de tout préciser ! Par exemple si votre crèche est ouverte le 24 Décembre mais que vous souhaitez la fermer à 15h au lieu de 18h il faut absolument le préciser ! Les parents doivent pouvoir s’organiser pour leurs congés par rapport à vos fermetures et autres spécificités et les parents (tout comme nous !) détestent être prévenus au dernier moment et mis au pied du mur ! Je vous conseille vivement d’indiquer que sur des périodes très peu fréquentées (les ponts par exemple), vous vous réservez le droit de fermer la crèche si la fréquentation est jugée insuffisante. Ce petit détail est très important car si vous devez ouvrir votre crèche pendant 12h (une journée) pour la présence d’un enfant le matin, et un enfant toute la journée, ce n’est financièrement un choix qui n’est pas du tout judicieux. D’autant que sur des journées de ce type, les parents confient leur enfant afin de souffler un peu mais sur une amplitude horaire plus courte puisque souvent ils ne travaillent pas. Et pour l’enfant, passer une journée en quasi tête-à-tête avec un professionnel n’est pas forcément agréable lorsqu’il a l’habitude de retrouver ses copains et copines pour jouer. 

Le règlement précise ensuite le rôle de chaque membre de l’équipe : le gestionnaire (pensez à préciser si vous ferez partie du personnel encadrant et dans quelle mesure), la référente technique, les auxiliaires, les CAP, l’agent d’entretien, le cuisinier… Il faut également indiquer s’ils sont à temps plein ou temps partiel et s’ils sont référents d’un groupe ou autre. Par exemple il peut y avoir une référente qui ne s’occupe que du suivi des consommables de la crèche que les parents doivent fournir : coton, gel nettoyant, doliprane… Les parents doivent savoir que c’est donc normal que ce soit elle qui leur en fasse la demande.

Les conditions d’admission doivent être énoncées très précisément. Comment obtenir une place dans votre micro-crèche ? Existe-t-il des places réservées ? À qui ? Au nombre de combien ? Est-ce que les parents doivent rapporter le dossier complet avant l’inscription de l’enfant ou bien est-ce un dossier de « pré-inscription » qui doit être fourni ? Il faudra donc bien lister tous les documents nécessaires à la prise en compte de la demande d’inscription. Mais il faut également être très clair sur le délai que vous vous accordez pour donner une réponse, les conditions d’admission (ou de priorité) et ce à quoi vous vous engagez après la demande ! Indiquez ce qui valide définitivement l’inscription de l’enfant et l’accueil à la date prévue (la signature du contrat d’accueil par exemple). Précisez également ce qui se passe dans le cas où les parents changent d’avis et dans le cas où la date prévue d’accueil initiale n’est pas respectée. Vous devez être « couvert » sur toutes les situations qui se présenteront à vous car celle-ci est très commune : une famille vient inscrire son enfant pour le mois de Juin, mais finalement papy et mamie viennent passer des vacances, maman a des congés à poser et vous ne l’accueillerez qu’en Septembre. Gardez à l’esprit que votre micro-crèche a des frais fixes chaque mois qu’elle doit honorer et que vous devez absolument réfléchir à la marche à suivre si un cas de figure comme celui-ci se présente afin de ne pas « perdre » 3 mois d’accueil.

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Comment ouvrir une micro-crèche ? – Le local

Si nous reprenons la liste des documents à fournir pour la demande d’agrément, il nous reste à voir « l’adresse de l’établissement », « le plan des locaux ». Il va donc maintenant falloir s’atteler à la recherche du local ! Nous allons enfin entrer dans du concret et laissez un peu de côté la rédaction ! On passe à l’action !

Il faut savoir que comme les micro-crèches ont été créées à titre expérimentale, il existe très peu de législation en la matière. Les critères exigés le seront principalement par le médecin de PMI référent de votre structure. Pour commencer il va donc falloir prendre contact avec lui, lui présenter votre projet, et collecter le maximum d’informations possibles sur ses attentes en matière de local. Car, rappelons-le, c’est la PMI qui va se prononcer sur l’agrément de votre future micro-crèche et il vaut mieux connaître ses exigences avant de vous engager sur un local qui ne correspondrait pas, ou qui engendrerait des frais trop importants par rapport à ce que vous avez prévu.

Il y a par ailleurs des critères de « bon sens » que vous pouvez déjà commencer à rechercher et ainsi faire vos premières démarches. En attendant le rendez-vous tant attendu avec la PMI vos premières recherches vous permettront d’estimer le budget qui sera nécessaire, les villes ou quartiers qui répondent le mieux à vos attentes. Dans cette grande aventure, qui sera la plus longue et la plus épuisante moralement (vous connaissez les montagnes russes émotionnelles ? Accrochez-vous, ça décoiffe !) toutes les possibilités s’offrent à vous : la location à un particulier d’une maison ou d’un appartement d’habitation, d’un ERP (Établissement Recevant du Public), louer à une agence immobilière classique ou spécialisée,acheter ou faire construire une maison ou encore (le meilleur pour la fin) occuper des locaux qui sont mis à votre disposition par la mairie (gratuitement ou en contrepartie d’un petit loyer). À ce stade de votre projet aucune de ces solutions n’est à mettre de côté, car tout dépendra du marché de l’immobilier sur votre zone d’implantation, de l’architecture générale (je pense notamment aux maisons de villes qui sont à proscrire), des surfaces de terrains, des prix… 

Tout d’abord pensez que le local que vous allez choisir devra répondre à des normes de sécurité et d’accessibilité puisqu’il s’agit d’un (ERP) et qu’à ce titre il doit par exemple être accessible aux personnes à mobilité réduite. Cela signifie qu’il vaut mieux choisir une maison avec une entrée de plain-pied, un appartement en rez-de-chaussée ou avec un ascenseur. Ne visitez jamais sans votre mètre ! La porte d’entrée doit mesurer un minimum de 0.80m et ce n’est qu’une des nombreuses caractéristiques que doit rassembler votre local. Mais sachez qu’en matière de lieu, rien n’est impossible. Peut-être que la maison que vous convoitez à des marches à l’entrée mais possède d’autres entrées possiblement aménageables ? Ou peut-être que dans votre budget des travaux pour réaliser une rampe d’accès sont envisageables ?

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Comment ouvrir une micro-crèche ? Le projet d’établissement

Le deuxième point administratif à travailler est le projet d’établissement. Il s’agit d’un document qui regroupe :

  • Le projet éducatif et pédagogique
  • Le projet social

Commençons par le projet éducatif et pédagogique. C’est le cœur de votre projet, c’est ici que vous allez transmettre toutes vos valeurs pédagogiques, la façon dont vous souhaitez accueillir les enfants, leurs familles, tout ce qui concerne l’accompagnement. Après l’étude de besoins très théorique, vous allez travailler dans le concret et vous projeter !

Ces documents font partie du dossier de demande d’agrément, mais le projet éducatif et pédagogique sera également lu par les familles, l’équipe, durant la vie de la crèche. Il doit donc être très concret, détaillé et refléter au mieux l’âme de votre future micro-crèche.

Il n’y a pas de règle en matière de rédaction d’un tel écrit et c’est pour cela que la tâche peut vous paraître assez indigeste. Pour vous aider, vous pouvez le rédiger de deux façons : Soit vous avez déjà trois valeurs principales et alors vous pouvez dérouler votre écrit autour de ces 3 axes (inutiles de s’étaler autour de plus de valeurs, cela rendrait votre écrit confus). Cet écrit doit refléter la réalité de votre crèche, donc n’écrivez que ce que vous êtes certain de mettre en place. Soit vous abordez chaque temps fort de la journée pour décrire l’accompagnement que vous souhaitez apporter, évoquez également la prise en charge des différents âges, la place des familles dans votre structure…

À titre d’exemple voici une trame que vous pouvez utiliser en partant sur les temps forts de la journée :

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Comment ouvrir une micro-crèche ? L’étude des besoins

Une micro-crèche est un établissement d’accueil du jeune enfant, qui accueille 10 enfants maximum, entre 2 mois et demi et 6 ans. Elle peut être publique (ouverte et gérée par une mairie ou communauté de communes) ou privée (gérée par une entreprise de crèche, une entreprise ou association dirigée par une personne morale).

L’ouverture et le fonctionnement des micro-crèches sont régis par le décret de 2007 que vous pouvez vous procurer en intégralité et gratuitement ici.

Et comme vous pourrez le constater, il est très succinct à propos des micro-crèches, c’est pourquoi la plupart des normes et des exigences dépendent avant tout du médecin référent de PMI de votre secteur, et les demandes peuvent largement varier d’un secteur à l’autre.

Avant toute chose il faut savoir qu’ouvrir sa propre structure petite enfance ne demande aucun pré-requis. Contrairement aux idées reçues il n’est pas nécessaire de posséder un diplôme de la petite enfance par exemple (même si cela est fortement conseillée), ni même de posséder une expérience en structures d’accueil petite enfance ou en gestion d’entreprise. Néanmoins ces critères seront un plus très apprécié de vos interlocuteurs institutionnels dont l’ouverture de votre micro-crèche dépendra ! Et vos connaissances et compétences vous offriront également une légitimité tant auprès des familles que des futures professionnelles avec qui vous travaillerez. La petite enfance est un domaine particulier, avec ses codes, ses règles et lois, et il serait surement très difficile de s’improviser directrice de micro-crèche du jour au lendemain sans connaître ce monde, ces modalités et fonctionnement.

Par contre, ouvrir sa propre structure d’accueil du jeune enfant nécessite d’autres qualités indispensables à la concrétisation de votre projet mais aussi à son bon fonctionnement (voir article dédié).

Pour commencer, et comme vous vous en doutez, avant de penser aménagement de l’espace, recrutement, achat de matériels et autres grandes joies, il va falloir bûcher sur le dossier administratif à constituer.

Dans le décret de 2007, vous trouverez la liste du dossier à fournir pour la demande d’ouverture, c’est ce que nous allons détailler ensemble. Ce dossier se compose de : 

  • Une étude des besoins ;
  • L’adresse de l’établissement ou du service d’accueil ;
  • Les statuts de l’établissement ou du service d’accueil ou de l’organisme gestionnaire, pour les établissements et services gérés par une personne de droit privé ;
  • Les objectifs, les modalités d’accueil et les moyens mis en oeuvre, en fonction du public accueilli et du contexte local, notamment en ce qui concerne les capacités d’accueil et les effectifs ainsi que la qualification des personnels ;
  • Le projet d’établissement ou de service prévu à l’article R. 2324-29 et le règlement de fonctionnement prévu à l’article R. 2324-30, ou les projets de ces documents s’ils n’ont pas encore été adoptés ;
  • Le plan des locaux avec la superficie et la destination des pièces

L’étude de besoin

Une étude de besoin est une « étude de marché » afin de s’assurer de l’utilité et de la viabilité du projet dans le territoire concerné. En clair, il va falloir « prouver » que le besoin est réel et que des familles ne trouvent pas de mode de garde ou pas de mode de garde correspondant à leurs attentes, que votre micro-crèche apporterait un vrai plus sur la commune ou dans le quartier. Pour cela, vous pouvez mettre à profit toute votre créativité ! Cette étape n’est pas seulement utile à la CAF et la PMI, elle l’est aussi pour vous ! Ce projet nécessite de mobiliser de grandes ressources d’énergie, de temps, mais aussi financières, et vous avez tout intérêt à vous assurer que votre structure sera suffisamment fréquentée pour pouvoir en assumer les charges inhérentes. 

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