Démarches administratives (création d’une micro-crèche)

Comment ouvrir une micro-crèche ? – Le règlement de fonctionnement

Le règlement de fonctionnement

Le règlement de fonctionnement (ancien règlement d’établissement) est obligatoire dans toute structure d’accueil. Il regroupe les règles et le fonctionnement de votre micro-crèche. Il fait partie des pièces à fournir lors de la demande d’agrément, mais il sera également transmis aux familles qui inscrivent leur enfant et qui doivent obligatoirement l’accepter et le signer avant l’accueil de leur enfant. Il est donc très important qu’il soit clair et le plus exhaustif possible. Je ne peux que vous conseiller d’en faire la lecture lors du rendez-vous d’inscription afin de répondre aux interrogations des familles et de s’assurer qu’ils l’ont lu et compris. Cela va vous prendre du temps mais en contrepartie c’est une sécurité qui vous évite de nombreux quiproquos durant toute la durée de l’accueil de l’enfant (et 3 ans avec des quiproquos incessants, ça peut vite être fatiguant !)

Il doit en premier lieu préciser le nom de la crèche, son adresse, les noms et qualifications des personnes responsables de la micro-crèche, et l’âge des enfants accueillis. Il précise les jours et heures d’ouverture de votre micro, les jours de fermeture annuelle (jours fériés, congés, journée de réunion…). N’oubliez pas de tout préciser ! Par exemple si votre crèche est ouverte le 24 Décembre mais que vous souhaitez la fermer à 15h au lieu de 18h il faut absolument le préciser ! Les parents doivent pouvoir s’organiser pour leurs congés par rapport à vos fermetures et autres spécificités et les parents (tout comme nous !) détestent être prévenus au dernier moment et mis au pied du mur ! Je vous conseille vivement d’indiquer que sur des périodes très peu fréquentées (les ponts par exemple), vous vous réservez le droit de fermer la crèche si la fréquentation est jugée insuffisante. Ce petit détail est très important car si vous devez ouvrir votre crèche pendant 12h (une journée) pour la présence d’un enfant le matin, et un enfant toute la journée, ce n’est financièrement un choix qui n’est pas du tout judicieux. D’autant que sur des journées de ce type, les parents confient leur enfant afin de souffler un peu mais sur une amplitude horaire plus courte puisque souvent ils ne travaillent pas. Et pour l’enfant, passer une journée en quasi tête-à-tête avec un professionnel n’est pas forcément agréable lorsqu’il a l’habitude de retrouver ses copains et copines pour jouer. 

Le règlement précise ensuite le rôle de chaque membre de l’équipe : le gestionnaire (pensez à préciser si vous ferez partie du personnel encadrant et dans quelle mesure), la référente technique, les auxiliaires, les CAP, l’agent d’entretien, le cuisinier… Il faut également indiquer s’ils sont à temps plein ou temps partiel et s’ils sont référents d’un groupe ou autre. Par exemple il peut y avoir une référente qui ne s’occupe que du suivi des consommables de la crèche que les parents doivent fournir : coton, gel nettoyant, doliprane… Les parents doivent savoir que c’est donc normal que ce soit elle qui leur en fasse la demande.

Les conditions d’admission doivent être énoncées très précisément. Comment obtenir une place dans votre micro-crèche ? Existe-t-il des places réservées ? À qui ? Au nombre de combien ? Est-ce que les parents doivent rapporter le dossier complet avant l’inscription de l’enfant ou bien est-ce un dossier de « pré-inscription » qui doit être fourni ? Il faudra donc bien lister tous les documents nécessaires à la prise en compte de la demande d’inscription. Mais il faut également être très clair sur le délai que vous vous accordez pour donner une réponse, les conditions d’admission (ou de priorité) et ce à quoi vous vous engagez après la demande ! Indiquez ce qui valide définitivement l’inscription de l’enfant et l’accueil à la date prévue (la signature du contrat d’accueil par exemple). Précisez également ce qui se passe dans le cas où les parents changent d’avis et dans le cas où la date prévue d’accueil initiale n’est pas respectée. Vous devez être « couvert » sur toutes les situations qui se présenteront à vous car celle-ci est très commune : une famille vient inscrire son enfant pour le mois de Juin, mais finalement papy et mamie viennent passer des vacances, maman a des congés à poser et vous ne l’accueillerez qu’en Septembre. Gardez à l’esprit que votre micro-crèche a des frais fixes chaque mois qu’elle doit honorer et que vous devez absolument réfléchir à la marche à suivre si un cas de figure comme celui-ci se présente afin de ne pas « perdre » 3 mois d’accueil.

Précisez quand, comment, avec qui se déroule l’adaptation. Si vous travaillez selon une trame fixe indiquez-la également et précisez vos attentes par rapport aux parents durant cette période.

Vous devez préciser si votre structure impose des plages horaires pour les arrivées et les départs (arrivées entre 8h et 10h par exemple et départs entre 16h et 18h) et ce qu’il se passera si ces horaires ne sont pas respectés. Indiquez sous quel délai les familles doivent vous communiquer les heures de présence de leur enfant. Précisez également sur combien de temps est établi le contrat d’accueil (année calendaire, scolaire ou autre) et de quelle façon il se prolonge ou s’interrompt (préavis, avenant en cas de modification du contrat). N’omettez pas de préciser les éventuels motifs de rupture du contrat de votre fait et les raisons qui justifient cette décision.

Dans le règlement de fonctionnement, vous devez également faire mention de vos tarifs. Je vous conseille vivement de réaliser une simulation avec chaque famille qui souhaite pré-inscrire son enfant car le prix d’un accueil en micro-crèche est bien souvent un frein à l’inscription. Ils doivent tout comprendre et n’avoir aucune mauvaise surprise ! Si vous avez des frais d’inscription notez-le, si votre tarif varie en fonction du nombre d’heures réservées également, précisez également les modes de paiement acceptés et la date à laquelle ils devront régler leur facture. Vous devez également informer les parents du moment où ils doivent vous informer des absences et congés et leur indiquer comment ils seront déduits de la facturation. Sachez que désormais la facturation « au réel » est obligatoire. Il est donc interdit de facturer au forfait, ou en « mensualisation » (année complète ou incomplète). Informez également les familles des modifications de tarifs envisageables (par exemple chaque année en Septembre, ou en Janvier). Dans cette partie vous allez également aborder les heures supplémentaires et les retards. À partir de combien de minutes considérez-vous que le parent est en retard ? Combien lui seront facturées ces minutes ? Si au contraire il a une demande supplémentaire de son contrat habituel (donc avec votre accord) comment sont facturées ces heures ? Abordez également l’écart entre heures réservées et heures réalisées. C’est aussi le moment d’aborder le suivi des horaires. Énoncez si ce sont les professionnelles qui notent l’horaire d’arrivée et de départ de l’enfant avec signature des parents, ou bien si ce sont les parents qui notent leurs horaires (avec supervision des professionnelles), ou bien peut-être optez-vous pour une pointeuse.

Concernant la vie quotidienne, il faut que le règlement de fonctionnement précise tout ce qui est fourni par la crèche, et tout ce que les familles doivent fournir. Soyez minutieux et notez également des choses assez basiques car certains parents n’ont pas forcément les mêmes priorités que vous. J’ai par exemple accueilli une enfant de 18 mois qui n’avait pas de chaussures pendant plusieurs mois, c’était très problématique pour les sorties. Mais pour ses parents ce n’était pas indispensable car elle était dans les bras à l’arrivée et au départ de la crèche !

La place des familles dans la crèche est également un sujet important à aborder. Précisez leur place au quotidien, si votre structure est apte à maintenir la poursuite de l’allaitement maternel et dans quelles conditions (pour cela, référez-vous aux services vétérinaires et/ou à la PMI pour vous assurer de respecter les règles d’hygiène alimentaire préconisées).

Enfin, abordez tout ce qui concerne la santé, la maladie, l’administration de médicaments et les évictions. Encore une fois tentez de ne rien oublier car lorsque les parents sont très embêtés avec leur enfant malade que vous ne pouvez accueillir, ils n’hésiteront pas à vous rappeler qu’il n’est fait aucune mention d’éviction dans votre règlement… et vous serez contraint de l’accueillir peu importe son état de santé ! Il faut donc être précis sur les maladies à éviction, celles pour lesquelles vous accueillez l’enfant et à quelles conditions ! Indiquez clairement dans quelles circonstances le parent est tenu de venir chercher son enfant immédiatement, et indiquez également la procédure en cas d’intervention des pompiers ou du SAMU mais aussi en cas d’incident plus léger.

Lorsque votre règlement de fonctionnement sera établi, avec le travail réalisé en amont avec le projet éducatif, pédagogique et social, vous aurez déjà une idée très précise de l’orientation de votre micro-crèche ! Tout cela se concrétise de plus en plus !! En tous les cas sachez que le règlement de fonctionnement peut être révisé donc il a pour vocation d’évoluer au fur et à mesure des situations que vous rencontrerez. Même si votre première version n’est pas parfaite ce n’est pas grave, vous l’optimiserez au fur et à mesure que les situations se présenteront à vous.


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